Содержание

Введение
Установка
Инсталляция ПК «Персонал»
Установка загружаемых модулей
Деинсталляция ПК «Персонал»
Настойка сетевого варианта
Первый вход в систему
Регистрация
Картотека
Структура картотеки
Ведение картотеки
Копирование карточек
Печать картотеки
Общие принципы работы с карточкой
Раздел карточки «Основной»
Раздел карточки «Дополнительные данные»
Раздел карточки «Военная служба»
Раздел карточки «Образование»
Раздел карточки «Родственники и иждивенцы»
Раздел карточки «Прохождение службы»
Раздел карточки «Отпуск»
Раздел карточки «Увольнение»
Раздел карточки «Аттестация»
Раздел карточки «Стаж»
Раздел карточки «Повышение квалификации/Профессиональная переподготовка»
Раздел карточки «Взыскания/Поощрения»
Раздел карточки «Классные чины/Квалификационные разряды»
Раздел карточки «Социальные льготы»
Раздел карточки «Награды»
Раздел карточки «Дополнительные данные»
Раздел карточки «Фотография»
Раздел карточки «Последнее место работы»
Справочники
Поиск
Выборочный запрос
Отчеты
Создание отчетов
Распорядительные документы
Формирование документов
Подготовка шаблонов документов
Зарегистрированные документы
Активные клавиши
Активные клавиши в таблицах
Активные клавиши в окне редактирования проектов документов
Настройка
Основная
Пользователи
База данных
Загружаемые модули
Работа с модулями
Установка загружаемых модулей
Разработчику собственных модулей
Загружаемый модуль «Тестирование», версия 1.0

Введение

Программный комплекс «Персонал», далее ПК «Персонал», разработан для управления персоналом в муниципальной службе. Был проведен анализ существующих на то время (1997 год) различных систем по управлению кадрами. Сложность выбора заключалась в том, что в рассматриваемых пакетах отсутствовала функция работы с контрактной системой, которую необходимо было автоматизировать. Контракт на тот момент времени был новым видом трудового договора, который появился в переходный период, и оговаривал все необходимые условия выполнения той или иной работы.

Появлению программы предшествовала кропотливая работа по созданию технического задания. Главной задачей в программе стояла возможность формирования реестра и штатного расписания не только на текущую дату, но и на любую прошедшую и возможно будущую. Также было необходимо, чтобы программа следила за истечением контрактов и рассчитывала непрерывный, общий и муниципальный стаж прохождения службы. Программа была написана с использованием технологии «клиент – сервер», которая позволила решить эти задачи и организовать многопользовательский доступ к базе данных с разграничением полномочий.

Что собой представляет ПК «Персонал»? Это программный продукт предназначен для автоматизации учета кадров в муниципальной, государственной и другой службе, получения различных отчетов о текущем составе работников, формирования штатного расписания и реестра служащих, а также для ведения распоряжений и контрактов по кадрам. Его возможности перечислены ниже:

Установка

Инсталляция ПК «Персонал»

Установка заключается в запуске инсталлятора, который установит ПК "Персонал" на Ваш компьютер. Файл с дистрибутивом создан по шаблону pXXXs[c].exe, где XXX название версии (100 – 1.00, 110 – 1.10), а наличие буквы «s» означает наличие в дистрибутиве сервера IB Database, а «c» – только одной программы. Второй дистрибутив необходим при обновлении версии программы или тем пользователям, у которых есть установленный на машине или сервере IB Database 6.

ВНИМАНИЕ: при установке новой версии создайте резервную версию файла базы данных (Personal.gdb), который находится в каталоге /Base.

Установка загружаемых модулей

В стандартную поставку ПК "Персонал" входит загружаемый модуль Atest.dll, который расположен в каталоге /Plugins. Для установки новых модулей необходимо скопировать в этот каталог файлы загружаемого модуля. ПК "Персонал" автоматически опознает новые модули. Для удаления модуля необходимо удалить его файлы из каталога /Plugins.

Деинсталляция ПК «Персонал»

Удаление ПК "Персонал" проводится из пункта меню "Программы/Персонал" или из "Панели управления/Установка и удаление программ". ВНИМАНИЕ: Перед деинсталляцией в Windows 9X необходимо остановить сервер IB Database. Для этого необходимо щелкнуть правой клавишей мыши на значке Interbase Guardian в правом нижнем углу экрана и выполнить команду “Shotdown”.

Настойка сетевого варианта

Для работы в сетевом варианте необходимо использовать выделенный сервер или какую-нибудь из рабочих станций в качестве сервера. Устанавливаем на эту станцию (сервер) программу из дистрибутива с сервером IB Database (pXXXs.exe). Если на машинах, которые будут работать с ПК «Персонал», нет сетевых протоколов NETBIOS или TCP/IP, то один из них необходимо установить. Лучше использовать TCP/IP. Затем на клиентские машины устанавливаем из дистрибутива pXXXc.exe ПК «Персонал». После запуска программы на клиентской машине устанавливаем путь к базе данных, которая расположена на сервере или машине, выбранной в качестве сервера. Путь устанавливается выбором пунктов меню «Настройка/База данных». Если у Вас серверная машина называется Main, то для TCP/IP путь будет такой Main:c:\personal\base\personal.gdb для TCP/IP, а для NETBIOS - \\Main\c:\personal\base\personal.gdb. Для доступа к базе данных необходимо перезапустить программу.

В качестве операционной системы выделенного сервера можно использовать не только Windows 9X/NT, но Unix, например Linux, FreeBSD. Соответствующий сервер IB Database можно найти на сайте http://ib.demo.ru.

Первый вход в систему

При первом входе в ПК «Персонал» создается учетная запись пользователя «Администратор» без пароля. Данный пользователь имеет все права на работу в программе. Необходимо сразу установить пароль для несанкционированного доступа к базе данных. Смотрите раздел «Настройка».

Регистрация

Для полнофункциональной работы программы ее необходимо зарегистрировать. После оплаты нужной лицензии, по электронной почте на адрес s_steve@inbox.ru вышлите информацию для регистрации программы. Она создается в ПК "Персонал" из раздела основного меню "Помощь/Регистрация". Сначала необходимо заполнить поля регистрационной формы, затем сохранить ее, нажав на кнопку "Подготовить клиента к регистрации", и сформировать файл с информацией для регистрации - "Сформировать регистрационный файл". Информация сохранится в файле Regout.dat, который и необходимо послать. В письме укажите необходимое количество рабочих мест (компьютеров) и количество карточек. Если у вас несколько рабочих мест (компьютеров), то необходимо провести подготовку клиента на каждой рабочей станции, чтобы в информацию для регистрации попали данные об этом компьютере.

Получив подтверждение об оплате лицензии, Вам вышлют по электронной почте файл для регистрации Regin.dat, который необходимо скопировать в каталог программы и зарегистрировать рабочую станцию (станции) кнопкой "Зарегистрировать". С одного рабочего места регистрируются все рабочие станции.

Возможна формальная регистрация. Это когда будет плана просто информация для регистрации без оплаты. Таким пользователям будет посылаться информация о появлении новых версий.

Картотека

Структура картотеки

Структура картотеки построена по четырехуровневой схеме. Нулевой уровень – это структурное подразделение нулевого уровня (отдельные структурные подразделения, департаменты), например «Администрация города». Первый уровень – это уровень комитетов, управлений в составе вышестоящих подразделений, например, «Аппарат администрации города». Второй уровень – это уровень отделов, например, «Общий отдел». Третий уровень – сектор, например «сектор делопроизводства». См. таблица 1.

Таблица 1. Четырехуровневая структура организации.

В настройках программы есть возможность отключения нулевого и третьего уровня. Это необходимо для формирования структуры, в которой используется схема из 2 уровней. См. таблица 2.

Таблица 2. Двухуровневая структура организации.

Для более гибкой организации можно включить нулевой и третий уровень отдельно.

На конкретную дату каждый служащий имеет свою должность и проходит службу в соответствующем подразделении. Эти данные формируются из таблицы «Прохождение службы» и зависят от даты начала и окончания контракта. Таким образом, можно сформировать картотеку не только на текущую дату, но и на любую прошедшую и возможно будущую. Это можно сделать, введя необходимую дату в панели инструментов, и нажать на кнопку «Обновить картотеку».

Общий вид картотеки представлен на рис. 1.

Ведение картотеки

Картотека представлена в виде списка с полями «Флаг», «Номер дела», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Структурное подразделение», «Должность». Поле «Структурное подразделение» - это структурное подразделение 2 уровня.

Для работы с картотекой используются команды основного меню: «Редактирование/ [Добавить работника] [Добавить вакансию] [Просмотреть/Изменить] [Удалить]». Они выполняют соответствующие команды для работы с карточкой работника.

Поле «Флаг» необходимо для массового удаления и печати данных.

Карточка является первичным документом, сведения из которого используются затем в разнообразных запросах и выборках для анализа кадрового состава. Информация в карточку заносится из следующих документов: трудовая книжка, паспорт, документ об образовании, документы о наградах (если есть). Общий вид карточки - см. Рис.2.

Информация о работнике организована по основным разделам типовой междуведомственной формы №Т-2 (Личная карточка), утверждённой постановлению Госкомстата России от 29.12.2000 № 136 (с небольшими дополнениями, учитывающими специфику предприятия) и сгруппирована по блокам:

Копирование карточек

Возможно 2 варианта копирование карточек:

Чтобы скопировать необходимое число карточек необходимо их выделить, а затем выполнить копирование в буфер обмена или экспорт. Затем перейти на другую картотеку или продублировать в текущую, выполнив вставку из буфера или импорт.

ВНИМАНИЕ: При копирование карточек не копируются поля с фотографией и проектами документов.

Печать картотеки

Распечатать картотеку можно с выделением конкретных записей или всего списка (если нет выделения) в основном окне программы.

Команда вызывается из главного меню "Картотека/Печать списка". В форме заполняется название списка, которое печатается в заголовке отчета. В таблице выбираются необходимые поля для печати, их длина и порядок сортировки. Если не указано поле сортировки, то поле выводится в первую колонку.

Общие принципы работы с карточкой

В ПК «Персонал» в карточке используется два вида представления информации в разделах. Это таблица и запись. Таблица представляет собой набор записей, например, раздел «Образование» содержит данные о законченных учебных заведениях. Запись – это информация, которой не нужно табличное представление, например, раздел «Увольнение».

Запись добавляется и редактируется путем нажатия на кнопку «Изменить», а удаляется - кнопкой «Удалить». Для сохранения и отмены используются кнопки «Сохранить» и «Отменить». Для формирования проекта документа используется кнопка «Документ». При этом необходимо выбрать тип документа. Сформированный документ появляется в карточке. При нажатии на кнопку «Регистрировать документ» документ регистрируется в базе данных, и к нему можно вернутся в этом разделе через закладку внизу карточки. Также этот документ появляется в таблице зарегистрированные документы.

В таблице для добавления, редактирования, изменения, сохранения и отмены сохранения данных используются соответственно кнопки: «Добавить запись», «Изменить запись», «Удалить запись», «Сохранить запись», «Отменить сохранение записи». Для навигации по таблице используется кнопки со стрелками. Кнопка «Распечатать список» используется для печати текущей таблицы. Если в таблице в «Выделить» поле не установлен ни один флажок, то печатается весь список, иначе только выбранные записи. При удалении используются помеченные записи или та запись, на которой позиционирован курсор. Также этим флажком помечаются записи, по которым необходимо сформировать проект документа. При этом в разделе «Прохождение службы» и «Отпуска» можно пометить 2 записи. Принцип формирования такой же, как описано выше. Единственное отличие в том, что в таблице для визуализации появляется иконка зарегистрированного документа. Также флаг «Выделить» используется при копирование карточек через буфер и файл обмена.

Раздел карточки «Основной»

В этом разделе заполняются общие сведения о служащем. В нем также расположена таблица с рассчитанным стажем на текущую дату в системе. Стаж автоматически перечитывается при заполнении таблицы расчета стажа.

При заполнении этого раздела необходимо обратить внимание на поле «Дата внесения в реестр». С этой даты программа начинает рассчитывать стаж. Весь стаж до этой даты необходимо занести в раздел «Расчет стажа». Также данные из этого поля используются в реестре служащих, в колонке «Дата начала работы в организации», если в разделе «Расчет стажа» не установлен флаг «А».

Поля, использующие данные из справочника, заполняются путем выбора значения из выпадающего списка. Если нет соответствующего значения, необходимо заполнить справочник. Как работать со справочниками см. пункт «Справочники».

Обязательные поля для заполнения:

Раздел карточки «Дополнительные данные»

Раздел содержит дополнительные данные на служащего. Поля этого раздела можно заполнять выборочно или вообще пропустить раздел при заполнении.

Раздел карточки «Военная служба»

Раздел содержит данные о воинской обязанности на служащего. Поля этого раздела используются в отчете «Личная карточка служащего».

Раздел карточки «Образование»

Раздел содержит таблицу с образовательными учреждениями, в которых обучался служащий. При формировании отчетов, использующих данные этого раздела, берется первая строка из таблицы. Для того чтобы определенное образовательное учреждение выводилось в отчет, то заполните его первым.

Обязательное поле для заполнения: название образовательного учреждения.

Поле «Послевузовское образование» необходимо для формирования в отчетах раздела о соответствующем послевузовском образовании работника.

В таблице «Профессии» заполняются данные по профессиональной подготовке служащего.

Обязательное поле для заполнения: название профессии.

Коды специальностей и профессий выбираются из общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), являющегося составной частью Единой системы классификации и кодирования информации (ЕСКК) Российской Федерации и подготовленного в рамках выполнения Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

ОКПДТР разработан взамен Общесоюзного классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) 1 86 016.

Классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки информации.

Раздел карточки «Родственники и иждивенцы»

Раздел содержит таблицу членов семьи. Все поля этого раздела должны заполнятся.

Раздел карточки «Прохождение службы»

В раздел заносятся данные о прохождении службы в данном учреждении. Для правильного формирования отчетов необходимо вносить все изменения, связанные с новыми условиями труда. Т.е. изменения структурного подразделения, должности, коэффициентов, надбавок, контрактов и т.д. Чтобы в основной картотеке служащий появился в соответствующем подразделении и с соответствующей должностью, необходимо заполнить поля: «Новые условия», «Окончание контракта», «Номер распоряжения», «Дата распоряжения».

Поле «Новые условия» - это дата, с которой начинается контракт или происходят изменения в контракте. Поле «Окончание контракта» - дата окончания контракта служащего. «Номер распоряжения» и «Дата распоряжения» - поля для заполнения реквизитов документа, утверждающего изменение в прохождении службы. Если не используется контрактная система, то в поле «Новые условия» вводим дату работы в данной должности, а в поле «Окончание контракта» - какую-нибудь отдаленную дату. Поле «Дата приема» заполняется датой приема на работу в данное учреждение. В поле «Коэффициент» вносится коэффициент для расчета оклада. Маска ввода XX,XX. Оклад рассчитывается путем умножения коэффициента на МРОТ из справочника «Средняя заработная плата» и прибавлением процентных надбавок. МРОТ из справочника берется на текущую дату в системе. Поля «Секретность», «Особые условия», «Чин» - процентные надбавки. Также зарезервированы еще 3 надбавки. Активизировать их можно в разделе «Настройка».

Обязательные поля для заполнения:

Раздел карточки «Отпуск»

В раздел заносятся данные об отпусках. При заполнении полей начала отпуска, и количества дней автоматически рассчитывается дата окончания отпуска с учетом праздничных дней из справочника «Праздничные дни» и в соответствии с настройками расчета отпусков в календарных, рабочих днях или выборочно. Окончание отпуска можно поставить и вручную.

При формировании проекта распоряжения на отпуск типа «Основной и дополнительный» необходимо 2 записи. Т.е. на один документ такого типа необходимо сделать 2 записи с типов отпуска «Основной» и «Дополнительный». В таком случае поля «Дата распоряжения» и «Номер распоряжения» у этих записей синхронизированы.

Обязательные поля для заполнения:

Раздел карточки «Увольнение»

В раздел заносятся данные об увольнение. После заполнения даты увольнения служащий попадает в категорию уволенных работников с этой даты. Чтобы вернутся к этой карточке необходимо сделать выборочный запрос с установленным флагом «Показывать уволенных».

Можно восстановить служащего в картотеке, удалив данные об увольнении.

Обязательные поля для заполнения:

Раздел карточки «Аттестация»

В раздел заносятся данные о проведенных и планируемых аттестациях. При добавлении карточки в картотеку для нового работника программа запрашивает установку даты проведения аттестации через год после даты внесения в реестр. При положительном ответе в раздел добавляется запись с такой датой аттестации.

Обязательное поле для заполнения: «Дата аттестации».

Раздел карточки «Стаж»

В раздел заносятся данные для расчета стажа служащего. При заполнении используются флаги: «М» - муниципальный (или какой-то специальный стаж, необходимый для дальнейших расчетов), «Н» - непрерывный отрезок стажа, «А» - начала работы в учреждении. Из строки с флагом «А» берется дата начала работы в соответствующую колонку реестра служащих, иначе, берется дата внесения в реестр из раздела «Основной».

Обязательно заполнить поля с началом и окончанием стажа.

Раздел карточки «Повышение квалификации/Профессиональная переподготовка»

В таблицу «Повышение квалификации» заносятся данные о повышении квалификации работника.

Обязательные поля для заполнения:

В таблицу «Профессиональная переподготовка» заносятся данные о профессиональной переподготовке служащего.

При вводе данных необходимо заполнить поля:

Раздел карточки «Взыскания/Поощрения»

В таблицу «Взыскания» заносятся взыскания, которым подверглись служащие во время службы.

Обязательные поля для заполнения:

В таблицу «Поощрения» заносятся данные о поощрениях служащих.

Обязательные поля для ввода: вид поощрения.

Раздел карточки «Классные чины/Квалификационные разряды»

Таблица «Классные чины/Квалификационные разряды» служит для ведения классных чинов или квалификационных разрядов. Поле «Период действия» предназначен для определения даты присвоения следующего чина. В это поле заносится количество лет, которое действует текущий чин. Обязательное поле для заполнения: «Название классного чина/Квалификационного разряда».

Раздел карточки «Социальные льготы»

В таблицу заносятся социальные льготы, которые даны работнику. Обязательное поле для заполнения: «Наименование социальной льготы».

Раздел карточки «Награды»

В таблицу заносятся список наград. Обязательное поле для заполнения: «Наименование награды».

Раздел карточки «Дополнительные данные»

В раздел заносятся любые текстовые записи неограниченной длины.

Раздел карточки «Фотография»

В раздел записывается фотография служащего в электронном виде. Формат файла для записи BMP, JPG и др.

Раздел карточки «Последнее место работы»

В раздел заносятся данные о последнем месте работы. Все поля обязательны для заполнения.

Справочники

Заполнение карточки производится с помощью заранее подготовленных справочников, что ведёт к более рациональному использованию рабочего времени и позволяет в последующем осуществлять необходимые запросы. Для работы со справочниками используется команда основного меню «Настройка/Справочники».

В системе используются следующие виды справочников:

Вид типового справочника - см. Рис.3.

Информация в справочниках отсортирована по алфавиту, для быстрого поиска используется приём «фильтрации», когда при наборе букв нужного названия набор данных ограничивается записями, имеющими эти буквы.

Поиск

Выборочный запрос

Выборочный запрос производится путём нахождения нужных значений в базе данных по заданным условиям и предоставлением их на экране в виде списка. Существует 2 варианта показа списка - без уволенных сотрудников и с ними. В последнем случае фамилии уволенных работников будут подсвечены контрастным цветом. Запрос - это практически все поля, используемые в карточке. Возможно, формирование запроса по отдельному полю, а также по любому сочетанию полей. При этом используются логические выражения «ИЛИ», «И», «Ни одного из выбранных». Раздел «Параметр выбрать по…» позволяет сгруппировать соответствующие параметры по выбранному логическому условию. Раздел «Пункты выбрать по…» позволяет внутри одного отдельного поля выбрать несколько значений по логическому условию. При запросе без поисковых значений выводится вся картотека.

Выбранные значения параметров появляются в виде логического условия в нижнем окне поисковой формы. Для удаления неправильно введенного параметра необходимо установить курсор в верхнем окне на соответствующий параметр и нажать на кнопку «Удалить параметр». Все пункты этого параметра будут удалены. Чтобы удалить один из пунктов, курсор позиционируйте на соответствующий пункт. Также можно добавлять пункты в параметр, установив курсор в верхнем окне на него.

Для поиска информации, представленной в виде даты, числового значения, возможно интервальное задание условия. Например, для определения списка работников, получающих различную надбавку в зависимости от стажа, существуют две разновидности запроса.

Первая:

«Муниципальный стаж входит в интервал (…): Параметр 1 … Параметр 2» При задании значений от 1 до 4, будут найдены служащие, имеющие 10% надбавки, при значениях от 5 до 9 - имеющие 20% и т.д.

Вторая:

«Муниципальный стаж меньше (<): Параметр 1» При задании значения в 1 год, будет сформирован список лиц, у которых пока нет надбавки.

При поиске строковых значений можно использовать параметр «Точное совпадение», при котором будут отобраны значение точно совпадающие с введенным, иначе искать будет по вхождению.

Например, для поискового параметра «Фамилия» введено «Иванов» и использован параметр «Точное совпадение». Результат поиска - все карточки, заведенные на служащего с фамилией Иванов. Если параметр «Точное совпадение» отсутствует, то будут выбраны карточки с фамилиями, начинающимися на Иванов.

Выбранный при поиске список можно отсортировать, используя поля сортировки. В ПК «Персонал» можно сортировать по полям:

Для того чтобы не набирать типовые запросы каждый раз, можно использовать фильтры. Фильтр представляет собой запрос, сохраненный в базе данных. Для сохранения фильтра необходимо в поле «Фильтр» ввести название фильтра и нажать на кнопку «Сохранить фильтр». Название фильтра появится в таблице на закладке «Фильтры». Там же его можно и удалить при необходимости. Когда возникнет необходимость вновь выбрать данные по такому запросу, то в ниспадающем списке выберете название этого фильтра и нажмите на кнопку «Загрузить фильтр».

Отчеты

В ПК «Персонал» представлены типовые отчеты (рис. 4) необходимые в работе кадровой службы:

К особенностям этого блока относится лёгкость и простота формирования отчетов, а также существенное уменьшение затрат времени (по сравнению с ручным вариантом) на формирование штатного расписания и реестра муниципальных служащих. При изменении минимального размера заработной платы нажатием одной клавиши формируется новое штатное расписание.

Создание отчетов

Отчеты в программе формируются с использованием генератора отчетов «FastReport». Более подробную информацию о нем можно найти на сервере разработчика http://www.fastreport.ru/rus/.

Для редактирования и создания отчетов необходимо использовать дизайнер отчетов, который вызывается из пункта меню «Настройка/Отчеты». Загрузив в дизайнер файл необходимого отчета, можно его редактировать или создать новый отчет.

Для регистрации нового отчета в программе необходимо в справочнике «Отчеты» добавить запись с названием и именем файла отчета, а сам файл скопировать в подкаталог программы /Reports. При запуске ПК «Персонал» в главном меню появиться данный отчет.

В отчет из программы передаются функции и переменные необходимые для работы с базой данных.

Функции для расчета стажа:

DATEDIFFDAY(<Дата>,<Дата>) - Определяет разницу между датами, заданными Date1 и Date2 в днях (Использовать совместно с DATEDIFFMONTH, DATEDIFFYEAR);

DATEDIFFMONTH(<Дата>,<Дата>) - Определяет разницу между датами, заданными Date1 и Date2 в месяцах (Использовать совместно с DATEDIFFDAY, DATEDIFFYEAR);

DATEDIFFYEAR(<Дата>,<Дата>) - Определяет разницу между датами, заданными Date1 и Date2 в годах (Использовать совместно с DATEDIFFDAY, DATEDIFFMONTH).

Переменные:

RealDate – Дата в программе;

Number – Внутренний номер карточки в картотеке (поле «ID» в таблице «WORKER»);

DBName – полный путь к файлу базы данных;

Распорядительные документы

Формирование документов

К распорядительным документам относятся:

Первичное формирование распорядительных документов (с возможностью печати) осуществляется при заполнении соответствующих полей карточки. Так, например, формирование распоряжения о приёме и связанного с ним контракта - при заполнении строки раздела «Прохождение службы» карточки. При этом падежные окончания фамилии, имени, отчеству в заголовке и тексте распоряжения и контракта, а также название должности и подразделения присваиваются автоматически. После визуального контроля правильности текста и необходимой правки производится печать проекта распорядительного документа. Пример такого документа - см. Рис.5. Первичное формирование заканчивается выполнением функции «Регистрация», при котором проект попадает в папку «Зарегистрированные документы».

После подписания проекта, документу присваивается номер и дата, и он приобретает юридическую силу. Накопление проектов, присвоение им номера и даты и отправка в архив зарегистрированных документов программно происходит при работе с пунктом главного меню «Картотека/Документы». Присвоить номер документу можно в разделе карточки служащего «Прохождение службы». При присвоении номера он вносится в текст документа.

Подготовка шаблонов документов

Шаблоны документов расположены в подкаталоге /Reports в файлах с расширением *.rep. Отредактировать данные файлы можно, используя любой текстовый редактор. Также необходимо отредактировать «шапку» отчетов form2.frf и form3.frf, используя команду основного меню «Настройка/Отчеты»

В шаблонах можно использовать макроподстановки. Некоторые макроподстановки можно использовать во всех документах:

[DATA_RASPOR_{UVOLN}{PRIEM}{PRIEM1}{OTPUSK}{OTPUSK1}{OTPUSK2}{OTPUSK3}] – дата документа в формате «dd.mm.yyyy»;

[NUMBER_RASPOR_{UVOLN}{PRIEM}{PRIEM1}{OTPUSK}{OTPUSK1}{OTPUSK2}{OTPUSK3}] – номер документа;

[DATA_RASPOR1_{UVOLN}{PRIEM}{PRIEM1}{OTPUSK}{OTPUSK1}{OTPUSK2}{OTPUSK3}] – дата документа в формате «yyyy.mm.dd»;

[{NAME}{FNAME}{TNAME}_{ROD}{VIN}{DAT}_{UVOLN}{PRIEM}{OTPUSK}] – фамилия, имя, отчество в родительном, винительном, дательном падежах;

[{STR0}{STR1}{STR2}{TITUL_MUNIC}_{ROD}{VIN}{DAT}_{UVOLN}{PRIEM}{OTPUSK}] – структурное подразделение 0, 1, 2 уровня и должность в родительном, винительном, дательном падежах;

[DAY_RASPOR_{UVOLN}{PRIEM}{OTPUSK}}{OTPUSK2}{OTPUSK3}] – день из даты документа;

[MONTH_RASPOR_{UVOLN}{PRIEM}{OTPUSK}}{OTPUSK2}{OTPUSK3}] – месяц и год из даты документа.

Типы документов: {UVOLN} – увольнение, {PRIEM} – прием, {PRIEM1} – прием, если используется 2 строки при формировании документа, {OTPUSK} – отпуск, {OTPUSK1} – отпуск, если используется 2 строки при формировании документа.

В разделе «Отпуска» индекс 2 – продление отпуска, 3 – отзыв из отпуска.

Макроподстановки для формирования документов на увольнение:

[DATE_UVOLN] – дата увольнения в виде «dd.mm.yyyy»;

[PRICH_UVOLN] – причина увольнения;

[TYPE_UVOLN] – вид увольнения.

Макроподстановки для формирования контрактов:

[DATE_START_PRIEM] – дата начала работы в должности;

[KOEF_PRIEM] – коэффициент;

[ZPL_PRIEM] – оклад (коэффициент * минимальную заработную плату);

[KONTR_END_PRIEM] – дата окончания контракта;

[DATA_RASPOR_KONTR] – дата в контракте в виде «dd.mm.yyyy»;

[NUM_RASPOR_KONTR] - номер в контракте.

Макроподстановки для формирования документов на отпуск:

[VACAN_{START}{END}_{OTPUSK}{OTPUSK1}] – дата начала и окончания отпуска;

[PERIOD_{START}{END}_{OTPUSK}{OTPUSK1}] – дата начала и окончания периода за какой отпуск;

[DAY_OTPUSK] – количество дней отпуска.

Макроподстановки для формирования документов на продления отпуска:

[VACAN_{START}{END}_{OTPUSK2}] – дата начала и окончания периода продления отпуска;

[DAY_OTPUSK2] – количество дней продленного отпуска.

Макроподстановки для формирования документов на отзыв из отпуска:

[RETURN_OTPUSK] – дата отзыва из отпуска.

При формировании проекта документа макроподстановки заполняются значениями из программы. Затем документ форматируется и загружается в окно просмотра.

Зарегистрированные документы

Раздел содержит зарегистрированные в ПК «Персонал» документы. Это распоряжения о приеме, переводе, отпуске, увольнении и контракты.

Таблицу с документами можно получить, выполнив команду из основного меню программы «Картотека/Документы». Она представлена в виде списка с полями «ФИО», «Тип документа», «Реквизиты документа». К каждому документу можно обратится, нажав на кнопку «Документ». Открывается окно с текстом документа, в котором можно предварительно просмотреть перед печатью, распечатать, сохранить в файл, отредактировать документ.

В основном списке доступны команды для печати списка документов, присвоения номера, посылка в архив (в данной версии недоступно), удаления. Удаление и печать списка можно проводить с выделенным набором записей. При присвоении номера документу реквизиты заносятся в соответствующие разделы карточки служащего. Т.е. можно номера зарегистрированным документам присваивать как в этом разделе, так и в соответствующем разделе карточки.

Активные клавиши

Активные клавиши в таблицах

В таблицах для ускорения работы введены активные клавиши:

Активные клавиши в окне редактирования проектов документов

В таблицах для ускорения работы введены активные клавиши:

• «Ctrl + F8» - форматировать выделенный параграф текста по ширине;
• «F7» - проверка орфографии в документе;
• «Ctrl + A» - выделить весь текст;
• «Ctrl + S» - зарегистрировать документ;
• «Ctrl + Z» - отменить последнее изменение в документе;
• «Ctrl + F» - найти вхождение в тексте документа;
• «Ctrl + R» - заменить вхождение в тексте документа;
• «Insert» - режим «Вставка/Замена».

Настройка

Основная

В этом блоке настраивается элементы интерфейса ПК «Персонал».

Раздел «Редактирование»:

«Проверять орфографию» - атрибут устанавливает, проверять ли в окнах редактирования орфографию. Т.е. использовать ли проверку орфографии как в Microsoft Word. По умолчанию стоит проверка.

«Показать структурное подразделение 0, 3 уровня» - по умолчанию в разделе «Прохождение службы» колонка в таблице отключена.

«Правая граница» - значение этого параметра устанавливает правую границу в окнах редактирования документа. По умолчанию значение равно 60. При изменении этого параметра необходимо подправить отчеты form2.frf и form3.frf, чтобы правильно центрировались документы при печати.

«Центрировать от начала документа» - значение параметра устанавливать количество строк от начала документа, в которых выполняется центрирование. По умолчанию стоит значение 15 строк.

«Показать процентные надбавки» - атрибуты для показа в таблице «Прохождения службы» дополнительных надбавок. По умолчанию в ПК «Персонал» используются три процентных надбавки: «Секретность», «Муниципальный чин», «Особые условия». При желании можно их скрыть и использовать свои. Дополнительно зарезервировано 3 надбавки.

Раздел «Отпуск»:

В данном разделе устанавливается вид расчета отпуска в календарных или рабочих днях. Также можно вручную выставить любой рабочий день недели.

Раздел «Отчеты»:

«Печатать герб» - атрибут разрешает выводить при печати и экспорте изображение герба. По умолчанию герб не печатается.

«Файл» - параметр задает имя файла, из которого программа будет брать изображение герба.

«Ширина, высота герба» - параметры задают размеры герба при экспорте изображения герба в Microsoft Word.

Подраздел «Встроенные».

«Диалог при сохранении в файл» - атрибут разрешает диалог при выводе в файл документов. По умолчанию диалог используется.

«DOS кодировка» - атрибут устанавливает при выводе в файл документа кодировку DOS. По умолчанию используется кодировка Windows.

«Печать года» - атрибут разрешает печать года в проекте распоряжения.

Подраздел «Microsoft Word».

«Шрифт» - параметр устанавливает название шрифта при экспорте документа в Microsoft Word. По умолчанию используется «Courier New».

«Кегль» - параметр регулирует размер шрифта. По умолчанию размер равен 12.

«Word 6» - атрибут используется при экспорте документа в Microsoft Word 6. По умолчанию атрибут отключен.

«Центрирование» - два параметра, которые определяют центрирование строк, при экспорте в Microsoft Word. По умолчанию 8 и 28.

Подраздел «Поля документа». Устанавливают поля документа при экспорте в Microsoft Word. По умолчанию верхнее 1 см, нижнее 1 см, левое – 2 см.

Пользователи

Блок предназначен для работы с пользователями ПК «Персонал». Количество пользователей системы определяется лицензией. При редактировании карточки пользователя используются ниже перечисленные поля и атрибуты.

«Полное имя» - поле задает полное имя пользователя системы.

«Сетевое имя» - поле задает имя пользователя при входе в ПК «Персонал».

«Пароль» и «Подтверждение пароля» - задают пароль пользователя при входе в программу.

Атрибуты:

«Администратор» - дает права администратора системы. Администратор может вводить пользователей системы.

«Получение отчетов» - атрибут разрешает пользователю запрашивать отчеты.

«Регистрация документов» - атрибут разрешает пользователю регистрировать документы.

«Доступ к зарегистрированным документам» - атрибут разрешает работать с зарегистрированными документами.

«Архивация документа» - позволяет архивировать документ. В данной версии пока не реализовано.

«Доступ к архивным документам» - позволяет просматривать документы в архиве. В данной версии пока не реализовано.

«Редактирование карточки» - позволяет редактировать карточку служащего.

База данных

Блок предназначен для подключения к другой базе данных.

Загружаемые модули

Работа с модулями

В программе <Персонал> есть возможность использовать внешние загружаемые модули, написанные как самим автором, так и другими программистами. Модули представлены в виде dynamic-link library (DLL), работа с которыми ведется путем экспорта и импорта необходимых функций.

В данной версии модули применяются для модификации базы данных при обновлении версии, для расширения возможностей программы и добавления новых функций (см. раздел «Загружаемый модуль «Тестирование»).

Новые модули, подробную информацию можно получить на сайте программы "Персонал" http://cadr.da.ru.

Установка загружаемых модулей

Для установки нового модуля необходимо скопировать файл в каталог \Plugins. После перезапуска программы модуль будет опознан автоматический. Для запуска загружаемого модуля необходимо выбрать в меню «Модули» необходимый пункт.

Программисту решившему написать свой модуль для данной программы необходимо использовать интерфейс, описанный в файле Plugins\Atest\PIntf.pas. Объекты, которые используются в интерфейсе, созданы на основе компонентов FIBPlus 3. Ниже приведен список данных объектов, функций и процедур.

Разработчику собственных модулей

Объект TPIDatabase.

Обозначает используемую в программе базу данных.
TDatabaseAlias = function: PChar; Функция возвращает алиас базы данных.
TDatabaseName = function: PChar; Функция возвращает имя базы данных.
TDatabaseActive = function: boolean; Функция проверяет активна ли база данных.
TOpenDatabase = function: integer; Функция открывает базу данных.
TCloseDatabase = function: integer; Функция закрывает базу данных.

Объект TPITransaction.

Позволяет управлять транзакциями в приложении.
TCreateTransaction = function(const Params : PChar) : TPITransaction; Создает транзакцию с параметрами Params и возвращает указатель на нее.
TStartTransaction = procedure(Transaction : TPITransaction); Запускает транзакцию.
TCommitTransaction = procedure(Transaction : TPITransaction); Завершает транзакцию и сохраняет в базе данных все произведенные изменения.
TCommitRetainingTransaction = procedure(Transaction : TPITransaction); Сохраняет в базе данных произведенные изменения без закрытия наборов данных.
TRollbackTransaction = procedure(Transaction : TPITransaction); Производит «откат» транзакции.
TFreeTransaction = procedure(Transaction : TPITransaction); Уничтожает транзакцию.

Объект TPIQuery.

Предназначен для выполнения SQL запросов.
TCreateQuery = function(Transaction : TPITransaction) : TPIQuery; Создает SQL запрос под управлением транзакции Transaction и возвращает указатель на объект.
TSetQuerySQL = procedure(Query : TPIQuery; SQL : PChar); Процедура позволяет присвоить текст SQL запроса.
TPrepareQuery = function (Query : TPIQuery) : integer; Функция подготавливает SQL запрос к запуску и возвращает значение ошибки.
TExecQuery = function (Query : TPIQuery) : integer; Функция запускает SQL запрос и возвращает значение ошибки.
TQueryParamCheck = procedure(Query : TPIQuery; ParamCheck : boolean); Устанавливает проверку параметров SQL запроса при его изменении.
TQuerySetParam = procedure(Query : TPIQuery; ParamIndex : integer; ParamValue : Variant); Устанавливает значение параметра SQL запроса ParamValue по порядковому номеру параметра ParamIndex.
TQuerySetTypedParam = procedure(Query : TPIQuery; ParamIndex, ParamType : integer; ParamValue : Variant); Устанавливает значение параметра SQL запроса ParamValue, в соответствии с типом ParamType, по порядковому номеру параметра ParamIndex. Тип ParamType: ibftSmallInt = 7; ibftInteger = 8; ibftQuad = 9; ibftFloat = 10; ibftD_Float = 11; ibftDate = 12; ibftTime = 13; ibftChar = 14; ibftInt64 = 16; ibftDouble = 27; ibftDateTime = 35; ibftTimeStamp = 35; ibftVarChar = 37; ibftCString = 40; ibftBlob = 261;
TQueryGetFieldByName = function(Query : TPIQuery; const FieldName : PChar) : variant; Функция возвращает значение поля по имени FieldName.
TQueryGetFieldByIndex = function(Query : TPIQuery; FieldIndex : integer) : variant; Функция возвращает значение поля по порядковому номеру FieldIndex.
TQueryEof = function(Query : TPIQuery) : boolean; Функция возвращает признак окончания набора данных.
TQueryNext = procedure(Query : TPIQuery); Переход на следующую запись в наборе данных.
TFreeQuery = procedure(Query : TPIQuery); Уничтожает SQL запрос.

Объект TPIDataset. Создает набор данных с возможность перемещения по нему.

TCreateDataset = function(Transaction : TPITransaction) : TPIDataset; Создает набор данных под управлением транзакции Transaction и возвращает указатель на объект.
TSetDatasetSelectSQL = procedure(Dataset : TPIDataset; SQL : PChar); Устанавливает SQL запрос для отображения данных в наборе.
TOpenDataset = function(Dataset : TPIDataset) : integer; Открывает набор данных и возвращает код ошибки.
TCloseDataset = procedure(Dataset : TPIDataset); Закрывает набор данных.
TSetDatasetUpdateSQL = procedure(Dataset : TPIDataset; SQL : PChar); Устанавливает SQL запрос для возможности изменения текущей записи набора данных.
TSetDatasetInsertSQL = procedure(Dataset : TPIDataset; SQL : PChar);
Устанавливает SQL запрос для возможности добавления записей в набора данных.
TSetDatasetDeleteSQL = procedure(Dataset : TPIDataset; SQL : PChar); Устанавливает SQL запрос для возможности удаления текущей записи из набора данных.
TSetDatasetRefreshSQL = procedure(Dataset : TPIDataset; SQL : PChar); Устанавливает SQL запрос для возможности изменения обновления текущей записи набора данных.
TAutoUpdateDataset = procedure(Dataset : TPIDataset; TableName, KeyFieldNames, GeneratorName : PChar; AutoReWriteSqls, SelectGenID: boolean ); Устанавливает автоматически все SQL запросы для работы с таблицей TableName, у которой имя первичного ключа KeyFieldNames, генератора GeneratorName. Свойство AutoReWriteSqls разрешает автоматически заполнять SQL запросы. Свойство SelectGenID разрешает использовать генератор.
TDatasetInsert = procedure(Dataset : TPIDataset); Добавляет запись в набор данных.
TDatasetEdit = procedure(Dataset : TPIDataset); Переводит текущую запись в режим редактирования.
TDatasetDelete = procedure(Dataset : TPIDataset); Удаляет текущую запись в наборе данных.
TDatasetRefresh = procedure(Dataset : TPIDataset); Обновляет текущую запись в наборе данных.
TDatasetPost = procedure(Dataset : TPIDataset); Передает на сервер измененные данные.
TDatasetCancel = procedure(Dataset : TPIDataset); Отмена сохранения измененных данных на сервере.
TDatasetActive = function(Dataset : TPIDataset) : boolean; Функция проверяет открыт ли набор данных.
TDatasetFirst = procedure(Dataset : TPIDataset); Переход на первую запись в наборе данных.
TDatasetPrior = procedure(Dataset : TPIDataset); Переход на предыдущую запись в наборе данных.
TDatasetNext = procedure (Dataset : TPIDataset); Переход на следующую запись в наборе данных.
TDatasetLast = procedure(Dataset : TPIDataset); Переход на последнюю запись в наборе данных.
TDatasetEOF = function(Dataset : TPIDataset) : boolean; Функция возвращает признак окончания набора данных.
TDatasetSetFieldByIndex = procedure(Dataset : TPIDataset; FieldIndex: integer; FieldValue: Variant); Процедура устанавливает в наборе данных значение поля FieldValue по порядковому номеру FieldIndex.
TDatasetSetFieldByName = procedure(Dataset : TPIDataset; const FieldName: PChar; FieldValue: Variant); Процедура устанавливает в наборе данных значение поля FieldValue по названию поля FieldName.
TDatasetGetFieldByName = function(Dataset : TPIDataset; const FieldName : PChar) : variant; Функция возвращает значение по названию поля FieldName.
TDatasetGetFieldByIndex = function(Dataset : TPIDataset; FieldIndex : integer) : variant; Функция возвращает значение по порядковому номеру поля FieldIndex.
TFreeDataset = procedure(Dataset : TPIDataset); Уничтожает набор данных.
TDatasetFetchAll = procedure(Dataset : TPIDataset); Процедура считывает все записи из таблицы на сервере в набор данных клиента.
TDatasetRecordCount = function(Dataset : TPIDataset) : integer; Функция возвращает количество записей в наборе данных. Чтобы эта функция правильно отработала, необходимо выполнить DatasetFetchAll, иначе будет вычислено количество считанных записей, а не реальное на сервере в таблице.
TDisableControlsDataset = procedure(Dataset : TPIDataset); Отключает соединенные с набором данных визуальные компоненты. Используется при работе с большими таблицами, скрывая навигацию по набору данных.
TEnableControlsDataset = procedure(Dataset : TPIDataset); Соединяет набор данных с визуальными компонентами.
TDatasetSort = procedure(Dataset : TPIDataset; const FieldName: PChar; Ordering: boolean); Процедура выполняет сортировку набора данных по полю FieldName, с направлением Ordering.
TDatasetLocate = procedure(Dataset : TPIDataset; const FieldName: PChar; const FieldValue: variant); Процедура выполняет поиск значения FieldValue в наборе данных по полю FieldName.
TDatasetStateInsert = function(Dataset : TPIDataset) : boolean; Функция проверяет находится ли набор данных в состоянии добавления записи.
TDatasetStateEdit = function(Dataset : TPIDataset) : boolean; Функция проверяет находится ли набор данных в состоянии редактирования записи.
TDatasetStateBrowse = function(Dataset : TPIDataset) : boolean; Функция проверяет находится ли набор данных в состоянии просмотра записи.
TDatasetRecNo = function(Dataset : TPIDataset) : integer; Функция возвращает номер текущей записи в наборе данных.

Объект TPIScript.

Предназначен для выполнения, парсинга SQL скриптов.
TCreateScript = function : TPIScript; Создает объект подключенный к текущей базе данных для работы со скриптами и возвращает указатель на него.
TFreeScript = procedure(Script : TPIScript); Уничтожает скрипт.
TParseScript = procedure(Script : TPIScript); Выполняет парсинг скрипта.
TExecuteScript = procedure(Script : TPIScript); Запускает скрипт.
TExecuteFromFileScript = procedure(Script : TPIScript; FileName : PChar ); Запускает скрипт из файла FileName.
TStopScript = procedure(Script : TPIScript); Останавливает выполнение скрипта.
TPauseScript = procedure(Script : TPIScript); Приостанавливает выполнение скрипта.
TExecuteStatementScript = function(Script : TPIScript; index : integer): boolean; Функция выполняет выражение из скрипта под порядковым номером index и возвращает результат выполнения.
TSetTextScript = procedure(Script : TPIScript; Text: PChar); Процедура загружает текст скрипта.

Объект MainApplication.

Указатель на объект Application в основной программе.
Запись LastError. Передает значение ошибки, возникшей при выполнении PIQuery и PIDataset.
Переменная RealDate. Передает значение текущей даты.
Переменная IdMen. Передает идентификатор текущего пользователя системы. Поле Id таблицы USER1.
Переменная Number. Передает значение текущей записи в основной картотеке программы «Персонал». Поле Id таблицы WORKER.

Для вызова модуля из программы используются функции:

TGetPluginInfo = procedure(PluginInfo: PPluginInfo); stdcall; С помощью этой процедуры в программу передается название, заголовок модуля, а также пункт меню. TPluginExecute = procedure(Intf : TInterface); stdcall; Процедура запускает модуль, используя интерфейс Intf.

Загружаемый модуль «Тестирование», версия 1.0

Модуль предназначен для организации тестирования служащих. Данные, полученные в результате тестирования, предоставляются аттестационной комиссии, которая использует их во время аттестации.

Для установки модуля необходимо скопировать файл atest.dll и atest.sql в директорию /Plugins программы «Персонал». При запуске программы он будет автоматически опознан. Настройка модуля осуществляется в файле atest.ini, который расположен в директории операционной системы. В разделе Main, в переменной CountQuestion устанавливается количество задаваемых вопросов.

Модуль представляет собой экспертную систему, состоящую из таблиц:

• вопросов (QUESTION);
• ответов (ANSWER);
• тестируемых служащих (ATEST_WORKER);
• результатов ответов (ATEST_ANSWER).

При первом запуске происходит проверка наличие данных таблиц в базе данных. Если таблицы отсутствуют, то они создаются.

Список вопросов создается программой на основе генератора случайных чисел. Из таблицы вопросов произвольным образом выбираются вопросы в количестве, заданном в переменной CountQuestion.

Первый этап работы с данным модулем - заполнение справочника вопросов и ответов. Для каждого введенного в справочник вопроса нужно заполнить не более 10 ответов, причем один из них должен быть помечен как правильный. Желательно вводить вопросы и ответы одним параграфом. Количество вопросов не ограничено. Нумеровать вопросы и ответы в тексте не нужно, т.к. это организовано программно.

Второй этап – это само тестирование. На первой страницы экспертной формы тестируемый служащий заполняет поля «Фамилия», «Имя», «Отчество», выбирает из справочника структурные подразделения, в которых проходит службу, а также свою должность. Затем переходит на следующую страницу, нажимая на кнопку «След.».

Тестируемый служащий отвечает вопросы, выделяя правильные ответы «мышью». После ответов на все вопросы формируется отчет. В отчете по результатам тестирования представлены данные о служащем, количество заданных вопросов и ответов на них, процент правильных ответов, а также приведены неправильные ответы. К отчету можно вернуться из основного окна, нажав на кнопку «Печать».

Процесс проведения тестирования можно наблюдать с левой стороны экспертной формы по показанию индикатора. После выхода из экспертной формы данные о тестируемом служащем помещаются в базу данных. В основном списке модуля появляется строчка о проведенном тестировании служащего.